ピボットテーブルの押さえておくべき基本機能

Excel
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ピボットテーブルはリスト形のデータを集計できる機能です。今回は特に押さえておくべき機能を厳選して紹介します。

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ピボットテーブルの基本的な作り方

まず最初に行う作業として集計したいリストデータ(参照先データ)をテーブル化しておくことをお勧めします。

参照先リストデータをテーブル化しておくことで、ピボットテーブルを起動してから追加データがあり参照範囲が変わっても、自動参照してくれるメリットがあります。(詳細は後述)

テーブルについては以下の記事をご覧ください。

Excel テーブル機能①~基本的な使い方~
Excelのテーブル機能の基本的な使い方についてまとめています。
Excel テーブル機能②~入力規則リストと名前の定義~
Excelで集計する際に使うと便利なテーブル機能について紹介します。今回は入力規則のリストの参照先にテーブルを設定する際の注意点と名前の定義について紹介しています。
Excel テーブル機能③~関数における参照について~
Excelで集計する際に使うと便利なテーブル機能について紹介します。今回は関数における参照についての注意点と名前の定義について簡潔に紹介します。

リスト(参照先)のテーブル化

表のいずれかをアクティブセルにして、リボンの「挿入」タブ「テーブル」ボタン(ショートカット:Ctrl+T)

テーブル化

以下のように表をテーブル化します。

テーブル化

テーブルとは

表を集計しやすい表に変換してくれるものです。

テーブルの特徴は?

  • 行・列の追加時にデザインや関数、ドロップダウンリストなどを自動的に適用
  • デザインが自動で入る
  • 集計行の表示(難しい関数を入れなくてもよい)
  • 参照元がわかりやすい ※絶対参照は使えない(注:関数の入力時は不便)
  • 列番号に行見出しが表示される
  • 参照先が可変参照になる

テーブル化するとリボンに「テーブルデザイン」タブが立ち上がります。

「テーブルデザイン」タブ

その中の「ピボットテーブルで集計」でピボットテーブルを起動します。

※テーブルを起動しない場合は、参照先のリストのどこかをアクティブセルにして、「挿入」タブ→「ピボットテーブル」で起動します。

ピボットテーブルウィザード

ウィザード

「ピボットテーブル」ボタンを起動後に上記のウィザードが出るので、新規シートまたは既存シートを選択します。

ピボットテーブルの作成

ピボットテーブル

さて、ここからピボットテーブルの集計表作成になります。

フィールドセクションの項目をレイアウトセクションにドラッグして、目的の集計表を作成します。
フィールドセクションの項目は参照先の表の行タイトルです。

単純集計を作成する

【レイアウトセクション】行:日付、値:売上金額

行と値のみの単純集計ができます。

単純集計

クロス集計を作成する

レイアウトセクション】行:日付、値:売上金額、列:商品名

行、列、値を組み合わせてクロス集計ができます。

クロス集計

集計なので、値フィールドには必ず数値をいれます。

データの追加/更新

ここでテーブル化している参照先の表にデータを追加して、ピボットテーブルに反映させます。
テーブル化した表にデータを追加する場合は、普通に表の最終行下にデータを入力または、表の最終行右クリックで「挿入」で行を挿入します。

データの追加
データの追加②

わかりやすく「テスト」というレコードを新たに追加しました。

リボン「ピボットテーブル分析」タブ→「更新」ボタンでピボットテーブルが更新されます。
参照範囲の再選択をする必要がないのがテーブルのメリットです。

データ更新

参照先の表をテーブル化していない場合

リボン「ピボットテーブル分析」タブ→「データソースの変更」で追加した行も含めて参照範囲の再選択をする必要があります。

データソースの変更

集計方法の変更/計算の種類

集計方法や計算方法を変えてみたいと思います。

まず、現在の集計表は月毎の商品別の売上集計表(ピボットテーブル)です。こちらの集計方法を変更してみたいと思います。

ピボット集計表
フィールドの設定

表のどこかをアクティブセルにしてリボンに「ピボットテーブル」ツールが立ち上がっているのを確認して、「ピボットテーブル分析」タブ→「フィールドの設定」で変更していきます。

集計方法

値フィールドの設定

「値フィールドの設定」ダイアログボックスが立ち上がります。集計方法を売上金額の「合計」から「個数」に変更します。

個数にすることで商品ごとの売上発生件数をカウントすることができます。

集計個数

計算の種類

値フィールドの設定

計算の種類を変更します。集計方法は合計にして「総計に対する比率」に変更します。

総計に対する比率

総計を母数にした比率が算出されます。

フィルター

レイアウトセクションの中にフィルターがあります。ここに担当社員名を入れてみます。

フィルター
フィルター選択

担当者名のフィールドが出現して、担当者ごとの集計表を作成できるようになりました。

レポートフィルターページの表示

レポートフィルターページ

「ピボットテーブル分析」の「レポートフィルターページの表示」でフィルター毎に集計表を作成して、シートを新規作成します。

レポートフィルターページ

担当者(フィルター)ごとに新規シートが作成され、担当者ごとの集計表が表示されます。

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まとめ

ピボットテーブルを使うに当たってまず知っておくべき機能について紹介しました。本サイトはエクセルやビジネスに関する記事を多く挙げております。次回もお楽しみに!!

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